Hier erfahren Sie, welche typischen Fehler auftreten, wenn IT-Mitarbeiter über E-Mail informieren und welche Herausforderungen dies in der Praxis für die IT-Abteilung mit sich bringt – insbesondere bei IT-Störungen, Wartungsarbeiten oder Systemausfällen. Die Mitarbeiter Informierung findet meist über E-Mail statt, um schnellstmöglich die betroffenen Kollegen zu erreichen. Doch gerade dieser Weg der Kommunikation entwickelt sich häufig zu einem Bumerang, der die IT-Abteilung zusätzlich belastet und die Problemlösung verzögert.
Wenn IT-Mitarbeiter über E-Mail informieren, stoßen sie regelmäßig auffolgende Schwierigkeiten:
Ungezielte Verteilung
Sobald IT-Mitarbeiter über E-Mail informieren, werden oftmals Verteiler und Empfängergruppen angesprochen, die gar nicht von der IT-Störung oder Wartungsarbeit betroffen sind. Die Folge: Die Anzahl der IT-Rückfragen steigt rapide, da viele Mitarbeiter unnötig verunsichert werden. Die IT-Hotline wird überlastet, die Bearbeitung von IT-Service-Tickets häuft sich – wertvolle Zeit, die der IT-Abteilung für die tatsächliche Behebung der Störung verloren geht.
Unpassender Zeitpunkt
IT-Mitarbeiter, die über E-Mail informieren, können nicht sicherstellen, dass die Nachricht genau dann ankommt, wenn sie gebraucht wird. Häufig landen diese E-Mails bei Mitarbeitern, die sich gerade im Urlaub, in Elternzeit, krank oder im Schichtbetrieb befinden. Bei ihrer Rückkehr sorgen diese alten E-Mails dann für Missverständnisse und zusätzliche Rückfragen. Dies bindet wiederum Ressourcen der IT und mindert die Produktivität der Mitarbeiter.
Vergessene Ankündigungen
Besonders bei geplanten Wartungsarbeiten zeigt sich ein weiteres Problem, wenn IT-Mitarbeiter über E-Mail informieren. Die Nachricht wird oft entweder zu früh oder zu spät versendet. Zu früh versendete E-Mails geraten in Vergessenheit, während verspätete Benachrichtigungen die betroffenen Mitarbeiter nicht mehrrechtzeitig erreichen. Dies führt zu Störungen im Arbeitsablauf, verärgerte Mitarbeiter sehen sich plötzlich mit IT-Ausfällen konfrontiert und müssen ihre geplanten Tätigkeiten abrupt unterbrechen.
Informationsüberflutung im Intranet
Alternativ zur E-Mail greifen einige Unternehmen auf das Intranet zurück, um die Belegschaft zu informieren. Doch auch hier besteht die Gefahr, dass wichtige IT-Informationen in einer Flut aus allgemeinen Nachrichten untergehen oder veraltete Meldungen weiterhin einsehbar sind. Auch in diesem Fall endet es oft damit, dass IT-Mitarbeiter über E-Mail informieren, um sicherzugehen, dass die Nachricht wahrgenommen wurde – und geraten wieder in die oben beschriebenen Probleme.
Die Konsequenz
Egal, ob IT-Mitarbeiter über E-Mail informieren oder das Intranet nutzen – beide Kanäle führen zu einem spürbaren Anstieg an Rückfragen und Unsicherheit bei den Mitarbeitern. Die IT-Abteilung wird zunehmend in Nebenaufgaben gebunden, kann sich nicht auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, und die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit sinkt.
Wie können IT-Mitarbeiter besser als per E-Mail informieren?
Damit IT-Mitarbeiter nicht mehr allein auf E-Mail informieren angewiesen sind, bietet sich die Nutzung einer zielgerichteten Benachrichtigungssoftware wie IDERI note an. Mit IDERI note stellen Sie sicher, dass relevante Mitteilungen direkt auf den Bildschirmen der betroffenen Mitarbeiter erscheinen– zur richtigen Zeit und ohne unnötige Ablenkung für andere.
Seit über 15 Jahren unterstützt IDERI note IT-Mitarbeiter dabei, nicht mehr nur per E-Mail informieren zu müssen, sondern kritische Nachrichten sofort sichtbar und unübersehbar an die richtigen Kollegen zu übermitteln. Ob das Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung oder Unternehmen – unsere Lösung sorgt dafür, dass die Information die richtige Person zur richtigen Zeit erreicht.
Verlassen auch Sie den umständlichen Weg, IT-Mitarbeiter über E-Mail informieren zu lassen, und optimieren Sie Ihre IT-Kommunikation mit IDERI note. So sparen Sie Zeit, entlasten Ihre IT-Abteilung und steigern die Produktivität Ihrer Mitarbeiter nachhaltig.
