In den neunziger Jahren sorgte die E-Mail für einen revolutionären Effizienzschub der Kommunikation in Unternehmen. Ursprünglich wurden E-Mails schwerpunktmäßig als elektronische Briefe eingesetzt, mit der Zeit werden sie unter anderem auch stark für Kurznachrichten und andere Einsatzzwecke verwendet. Nach einer Untersuchung der Universität Cardiff benötigt ein Mensch nach einer Unterbrechung von 5 Sekunden für das Lesen einer E-Mail im Schnitt 64 Sekunden, bis er sich wieder voll auf die unterbrochene Aufgabe konzentrieren kann.
E-Mails sind Meister der Ablenkung
Thomas Jackson, Wissenschaftler an der britischen Universität in Loughborough, hat genau diese Auswirkungen auf das Arbeitsleben untersucht. Ergebnis: Mitarbeiter benötigen im Schnitt 64 Sekunden, um nach dem Lesen einer Mail wieder zurück zur Arbeit zu finden.
Quelle: Die-Welt – Deutsche Firmen entdecken Alternative zur E-Mail (Link)
Aus diesem Grund verwenden heute immer mehr Unternehmen Facebook, Instant Messenger, SMS, usw. Diese Kommunikationsformen sind hilfreich, wenn es um schnellen Nachrichtenaustausch zwischen verschiedenen Personen geht. Es gibt jedoch weitere Anwendungsgebiete die durch diese Kommunikationsmittel nicht unterstützt werden.
Zeitliche Begrenzung
Oftmals sind Information nur zeitlich begrenzt nützlich. Sind zum Beispiel Wartungsarbeiten an Systemen vorgesehen, dann wird oft eine E-Mail mit einem entsprechenden Hinweis verschickt. Da es sich um eine Ankündigung handelt erreicht diese Information den Betroffenen in der Regel zum falschen Zeitpunkt. Im ungünstigsten Fall hat es der Anwender zum Eintreffen des Zeitpunktes bereits wieder vergessen. Andererseits erhalten wir viele Nachrichten nachdem sie bereits nicht mehr interessant sind, z.B. nach einem Urlaub, einer Krankheit, einer anderen Schicht oder schlichtweg nach einer Besprechung, (Raucher-)Pause oder ähnlichem.
Für diese Fälle ist IDERI note die richtige Lösung. Nachrichten können wie gewohnt gezielt an Benutzer und Gruppen verschickt werden. Jedoch werden die Nachrichten mit einem Gültigkeitszeitraum ergänzt. Soll über geplante Wartungsarbeiten informiert werden wird der entsprechende Zeitraum angegeben und die Nachricht erscheint auf Wunsch in einem konfigurierbaren Fenster und/oder als Nachrichten-Ticker (Laufband). Sind Mitarbeiter während des definierten Zeitraums nicht am Computer, dann werden Sie nicht beeinflusst. Die Nachricht erscheint weder zu früh, noch wird sie nach dem Zeitraum angezeigt. Erscheint eine Nachricht beispielsweise während der Mittagspause wird sie zum Ende des Gültigkeitszeitraums vom Bildschirm entfernt. Die Mitarbeiter werden nicht mit unnötigen Informationen „zugespamt“.
Ferner ist es möglich Informationen über die Behebung einer Störung nur an die Personen zu schicken, die den Eintritt der Störung als Information bestätigt hatten. Letztlich ist es auch Möglich Nachrichten an Clients zu verschicken, auf denen kein E-Mail Client installiert ist.
