En cas d’urgence et de crise, un plan d’alerte fonctionnel est essentiel. Afin de pouvoir agir rapidement et ainsi minimiser les effets négatifs, des directives claires et des canaux d’alerte définis sont nécessaires, pour permettre un flux d’informations rapide et organisé. Un bon plan d’alerte est composé de cinq aspects différents qui définissent clairement la structure et le processus d’alerte.
Les experts en sécurité de chez IDERI vous expliquent quels contenus ne doivent pas manquer dans un plan d’alerte fonctionnel et comment le mettre en place pas à pas pour qu’il soit optimal.
Avec le plan d'alerte optimal pour un flux rapide d'informations
En cas d’événement imprévu ou d’urgence, les personnes concernées ou l’ensemble du personnel doivent être informés dans les plus brefs délais. Afin que la situation qui en résulte puisse être désamorcée de la meilleure façon possible, un flux structuré d’informations doit être garanti pour alerter et signaler l’événement. Ce n’est qu’ainsi que des mesures appropriées pourront être prises pour aider à résoudre la situation.
Le plan d'alerte, socle du dispositif de gestion de crise
Il va sans dire qu’il est du devoir de chaque employeur d’établir un plan de gestion de crise et d’urgence dans son entreprise. Outre l’aspect de la responsabilité organisationnelle qui rend indispensable la création d’un plan d’alerte, le plan d’urgence représente également une belle opportunité pour les entreprises. En plus du cas classique d’incendie, il peut également être utilisé pour d’autres événements possibles, des pannes d’approvisionnement aux urgences médicales et aux attaques violentes, assurant ainsi une sécurité préventive.
Cinq contenus pour un plan d'alerte optimal
Un plan d’alerte complet répond aux questions de qui notifie qui, quand et comment. Il est important de créer autant de responsabilités claires que possible et d’enregistrer autant de détails que possible du processus d’alerte afin qu’aucune ambiguïté ne subsiste. Les cinq aspects suivants vous donnent un aperçu des informations à ne pas manquer dans un plan d’alerte.
1. Différents niveaux d'importance
Les événements soudains qui devraient déclencher une situation d’alerte peuvent varier considérablement en termes de durée et d’urgence. Pour cette raison, il est logique de créer une structure à partir de différentes catégories, aussi appellés niveaux d’importance. Un événement soudain peut être classé rapidement et facilement dans ceux-ci afin de mieux planifier les prochaines étapes et de communiquer qui est spécifiquement responsable de la gestion de la situation.
Les différents niveaux d’importance sont basés sur différentes valeurs. Une structure en trois volets, perturbations, urgences et crises, a fait ses preuves. Alors que toutes les défaillances à court terme de processus avec relativement peu de dommages entrent dans la catégorie des perturbations, une urgence s’entend d’une défaillance à moyen terme de processus associée à des dommages considérables. Le niveau d’importance le plus élevé est la crise, qui peut être associée à des problèmes existentiels à long terme et dans toute l’entreprise.
2. Canaux de signalement d'événements
Chaque alerte a besoin d’une origine qui signale l’événement aux personnes responsables ou à tout le monde dans le bâtiment. Les canaux de signalement des événements peuvent être une grande variété d’organismes internes et externes. Les autorités, l’environnement immédiat ainsi que la presse et les médias peuvent également être à l’origine d’un message alarmant dans votre entreprise.
Les systèmes de sécurité techniques tels qu’un système de protection contre le cambriolage ou un système d’alarme incendie sont également particulièrement populaires. Ceux-ci sont installés directement sur ou dans le bâtiment de l’entreprise et utilisent des capteurs ou des caméras pour détecter de manière fiable et précoce les développements suspects.
3. Chaîne de transmission des messages
Étant donné que les messages des différents canaux arrivent également aux endroits les plus divers de l’entreprise, ils doivent être traités de manière optimale et transmis de manière ciblée. Afin de pouvoir agir en dehors des heures normales de travail, tous les messages d’alerte sont envoyés en permanence à un ou plusieurs emplacements centraux. Ce premier point de contact doit être connu de tous les employés.
Le poste peut être, par exemple, le chef d’équipe, le service d’astreinte ou un centre de contrôle du service d’appel d’urgence externe et a pour tâche de vérifier l’événement et de transmettre l’information. Le premier point de contact est le service spécialisé responsable ou un agent d’urgence et de crise spécifique.
Afin de minimiser le risque de malentendus, la transmission du rapport doit toujours être communiquée par écrit. Il est également important de fournir des informations aussi précises que possible sur l’origine de l’information, le lieu de l’événement et la zone d’impact. La cause suspectée et les effets attendus doivent également être indiqués dans le rapport écrit d’envoi.
Le logiciel d’alerte IDERI note est un outil approprié pour transmettre rapidement, facilement et de manière ciblée des informations sensibles en cas d’urgence et de crise. Il envoie un message de bureau sans équivoque aux services et aux personnes responsables et garantit ainsi une perception directe de l’événement.
4. Définition des mesures immédiates
Si un événement potentiellement problématique a été identifié, signalé et transmis, les employés responsables doivent prendre des mesures immédiates pour minimiser le danger aigu de la situation. Dans de nombreux cas, la mesure immédiate la plus importante consiste à alerter les services de secours compétents, c’est-à-dire la police, les pompiers ou les services de secours.
L’évacuation des personnes présentes dans le bâtiment est également une mesure d’urgence fréquente pour assurer la sécurité du personnel. Le plan d’alerte doit également définir la manière dont la chaîne de messages prédéfinie est structurée, à travers laquelle les informations circulent désormais.
5. Équipe de crise pour la gestion des urgences à long terme
Dans les situations d’urgence dont le niveau d’escalade dépasse celui d’une simple panne remédiable, une gestion de crise sur le long terme s’impose. A cet effet, une équipe de gestion de crise doit être mise en place dans le plan d’alerte pour gérer la gestion des effets majeurs et durables de ces crises. Afin de simplifier la communication, vous pouvez collaborer avec des prestataires de services externes afin de perturber le moins possible le travail quotidien normal.
Conclusion
Le plan d’alerte est la clé de la gestion des urgences et des crises dans une entreprise. Il définit précisément quels canaux d’alerte et de signalement et quelles mesures doivent être utilisés en cas d’incident. De cette manière, une intervention d’urgence efficace et rapide est obtenue, ce qui limite autant que possible les dommages matériels et corporels. En plus de créer le plan d’alerte avec les cinq éléments mentionnés, il est également important de le former avec des unités de pratique régulières et de vérifier sa pertinence pratique.
IDERI note – l'outil professionnel pour les situations d'alerte
La création d’un bon plan d’alerte comprend non seulement la définition de processus et de mesures, mais aussi la sélection des bons canaux de communication. Ce n’est qu’ainsi que les mesures d’intervention d’urgence peuvent être exécutées rapidement et de manière fiable. IDERI note offre une solution adéquate pour les alertes ciblées ou à l’échelle de l’entreprise, où tous les messages d’alerte sont garantis d’être remarqués par leurs destinataires. Si vous êtes intéressé par notre solution, veuillez contacter l’équipe IDERI pour plus de détails.
