La communication est essentielle en entreprise. Encore plus en 2022 : il y a une véritable nécessité de pouvoir communiquer facilement et rapidement avec ses collaborateurs, et ce, même à distance. Souvent utilisé à mauvais escient, l’E-mail est peu à peu remplacé par de nouvelles solutions. A ce titre, de nouveaux moyens de communication se démocratise en milieu professionnel. On retrouve notamment les applications de message instantané, comme nouvel outil privilégié par les entreprises. Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur le message instantané en entreprise.
Qu’est-ce qu’un message instantané ?
Message instantané : définition
Utilisé au quotidien dans la vie personnelle, le message instantané existe déjà depuis de nombreuses années. Issu du terme Messagerie Instantanée ou « IM » (Instant Messaging), il s’agit d’outil permettant d’échanger en temps réel et en simultané avec une ou plusieurs personnes. Cette communication peut se faire via différents moyens : sur PC, tablette ou smartphone en fonction du besoin. La praticité du message instantané réside dans le fait, que peu importe si la personne est connectée ou non sur son appareil, elle recevra tout de même la notification.
Le message instantané se démarque de la messagerie instantanée, du fait de son utilisation. Si historiquement la messagerie instantanée, servait à communiquer de manière bilatérale entre plusieurs personnes. Le message instantané pour sa part, favorise une communication descendante et transversale entre les acteurs d’une entreprise.
Message instantané en entreprise : de quoi s’agit-il ?
En entreprise, le message instantané peut être utilisé pour envoyer des messages au premier plan sur l’écran des collaborateurs. Ce dispositif de communication permet de transmettre une information de manière 100% transparente aux personnes concernées, et ce, en temps réel. C’est sans doute pour cette raison que ce type de solution a autant de succès ces dernières années.
On retrouve de nombreux logiciels permettant d’envoyer des messages instantanés au sein d’une entreprise. Le fonctionnement est très simple, et la prise en main rapide. Une personne désignée comme administrateur créer un message, et le transmet à un utilisateur ou groupe d’utilisateurs spécifiques. Avec cette solution, l’administrateur peut faire le choix d’afficher les messages instantanés sur un écran verrouillé ou actif, sous forme de bannière défilante ou de fenêtre pop-up.
Le message instantané se démarque tout du moins de la messagerie instantanée, du fait de son utilisation. Si historiquement la messagerie instantanée, servait à communiquer de manière bilatérale entre plusieurs personnes. Le message instantané pour sa part, favorise une communication descendante et transversale entre les acteurs d’une entreprise.
Ce système s’inscrit donc dans une dynamique de digitalisation de la DSI, et se désigne comme lance de fer de la communication interne. Cet enjeu fait partie de ceux à relever en 2022, avec également la cybersécurité ou encore le télétravail.
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Message instantané en entreprise : gain de productivité ou intrusion personnelle ?
Une déconnexion possible entre le temps de travail et la vie personnelle
La pandémie ainsi que le développement massif du télétravail, ont amené les entreprises à repenser leur manière de travailler. Mais également à repenser leur manière de communiquer. Moins intrusif qu’un appel et plus efficace qu’un E-mail, le message instantané se positionne comme l’outil indispensable à la collaboration interne en 2022. Son fonctionnement bilatéral, pose néanmoins la question de l’intrusion dans la vie personnelle des employés.
Même si ce système aide les équipes à collaborer au quotidien, il doit avant tout permettre de gagner en productivité lors du temps de travail. Dans beaucoup de cas, on remarque que l’utilisation d’une application de messagerie instantanée peut être néfaste. Cela se manifeste notamment par :
- Un détournement de l’utilisation avec la création de conversations sans lien avec le milieu professionnel ;
- Une augmentation du stress car les utilisateurs sont connectés H24 à leur travail ;
- Un manque de confidentialité lors du transfert d’informations ;
La solution à ces dérives se trouve donc dans l’utilisation et le paramétrage des messages instantanés. Il faut suivre des règles, et les respecter afin d’optimiser son temps sans pour autant créer une intrusion personnelle en dehors du temps de travail de ses employés.
Trois conseils pour utiliser une application de message instantané en entreprise
Voici les trois conseils essentiels à respecter pour maximiser sa productivité en entreprise et bien utiliser l’application de message instantané :
- Configurer de manière claire et précise le logiciel dès le départ : l’envoi de messages doit se faire uniquement lors du temps de travail ;
- Pour une communication institutionnelle, mieux vaut adopter une communication verticale, avec un interlocuteur privilégié qui transmet les informations à ses collègues. Ce canal doit ainsi servir uniquement pour un type d’informations précises, pour ainsi éviter les dérives.
- Pour une communication entre collègues, mieux vaut privilégier les outils de type chat, comme cela peut déjà être utilisé pour le support, et le conseil client.
A chaque utilisation son logiciel préféré. Comme vous l’avez sans doute constaté, le message instantané ne remplace pas l’e-mail ou le téléphone. Ces moyens de communication sont plutôt complémentaires. S’il est bien configuré, le message instantané permet d’atteindre un nouveau niveau d’efficacité et de productivité au travail.
Message instantané : quels avantages en matière de communication interne ?
Utilisé dans le cadre de la communication interne des entreprises, une application de message instantané apporte de nombreux avantages. Elle permet notamment de :
- Transmettre une information transparente et uniforme à l’ensemble des personnes concernées ;
- Communiquer en temps réel avec les utilisateurs ;
- Créer un canal de communication privilégié, indépendant d’un chat ou de l’envoi d’un E-mail ;
- Avoir une vision à 360° avec un suivit en temps réel de la réception des messages ;
- Intégrer et mettre en place rapidement et facilement une solution clé en main ;
- Réduire le stress et les incompréhensions entre les collaborateurs ;
Lire aussi : Fenêtre pop-up et message d’alerte : pour une communication ciblée, priorisée et instantanée en entreprise
La solution de message instantané en entreprise IDERI note : comment le mettre en place ?
Un logiciel de message instantané en entreprise comme IDERI note va encore plus loin.
IDERI note vous donne accès un une solution de message instantané complète et simple d’utilisation. Son intégration rapide, sera un véritable atout pour votre communication interne et votre entreprise. Il n’y a plus de message ignoré ou lu trop tard : vous communiquez de manière uniforme, et en temps réel avec l’ensemble de vos utilisateurs pendant les heures de bureau. L’outil comprend une suite de fonctionnalités, que vous pouvez paramétrer en fonction de vos besoins. De la catégorie, en passant par la période de validité, les destinataires et le type d’affichage : IDERI note vous permet de communiquer sans interruption et de manière transparente en interne. Optez pour une solution simple et facile d’utilisation s’adaptant à vous : envoyez la bonne information, à la bonne personne, au bon moment.
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