On a souvent l’impression d’être moins efficace au cours d’une journée de travail : stress, mauvaise organisation, problèmes informatiques… Nous savons pourtant qu’une bonne gestion des tâches augmente la productivité des salariés et permet d’atteindre les objectifs et donc de générer du chiffre d’affaires. Découvrez dans cet article, 4 astuces pour réussir à atteindre vos objectifs et améliorer votre productivité au quotidien.
Bien s’organiser
En entreprise, les deadlines sont souvent courtes et il faut alors réaliser des tâches de manière rapide et dans la précipitation. Par conséquent, il arrive que vous fassiez des erreurs, ou encore que vous oubliez des choses, ce qui vous ramène à la case départ et vous oblige à recommencer le même travail. Vous perdez donc en productivité.
Pour limiter les dégâts, il est pertinent de mettre en place des solutions pour mieux s’organiser. Et quoi de mieux pour cela que les « Check-list », aussi appelée « to do list » ! Avec ces dernières vous pourrez découper les tâches et les organiser afin de prioriser sur une journée ou sur une semaine ce qui est le plus important. Cela vous permet également dès la première semaine d’utilisation de voir si vos objectifs sont réalisés dans les temps, ou s’il faut encore modifier et adapter vos attentes pour gagner en productivité.
Quand on regarde : il faut en moyenne 5 à 15 min pour lister les tâches à chaque début de semaine, et cela vous fera facilement gagner plusieurs heures!
Le choix est vite fait, et il ne demande aucun investissement matériel ou économique, uniquement une feuille et un crayon. Ou vous pouvez tout aussi bien utiliser des logiciels tels que Microsoft to do (inclut dans la suite Office 365) ou encore Trello. Ces logiciels offres une multitude d’options et fonctionnalités pour vous permettre de gagner en productivité.
N’attendez plus pour mettre en place les bons automatismes. Fixez-vous des objectifs à court-moyen-long terme. Travailler clairement et efficacement vous permettra de maximiser vos objectifs, que ce soit seul ou en groupe.
Mais ce n’est pas le seul bénéfice à l’utilisation des check-list : vous aurez la satisfaction de voir votre check-list se raccourcir de jours en jours.
Fluidifier la communication interne
On le sait, le travail d’équipe est essentiel, qu’il s’agisse d’une petite ou grande entreprise. Qui dit équipe, dit également communication interne et donc système de communication. Mais encore faut-il avoir les bons outils à disposition pour communiquer de manière rapide et efficace.
Posez-vous les bonnes questions :
- Quel est l’importance du message à transmettre ?
- Est-ce confidentiel ?
- Est-ce une information à transmettre immédiatement ou plus tard ?
- Quelle est la cible ?
Transmettre la bonne information, au bon moment aux bonnes personnes s’avère ne pas être si facile. En réalisant un travail de questionnement en amont, vous serez plus apte à trouver la bonne solution et transmettre plus rapidement vos informations.
Vous souhaitez informer d’un rendez-vous client, alors l’E-mail ou le calendrier est plus apte à répondre à vos attentes. Vous discutez à plusieurs reprises d’un projet en cours avec votre collègue, alors un logiciel de type chat suffira. Vous devez prévenir vos collègues d’une situation urgente ou dangereuse en temps réel, alors un logiciel d’alerte et de gestion de crise est la bonne solution.
Partez du principe qu’il n’y a pas de problèmes, mais uniquement des solutions : trouvez celle qui vous correspond pour gagner en productivité au quotidien.
Avoir un bureau propre et ordonné
Lorsqu’on parle d’un bureau propre et ordonné, cela reste relatif aux personnes, car nous n’avons pas tous la même notion de l’ordre. Selon votre esprit et personnalité, le rangement peut prendre différentes formes et ce qui va sembler être désordonné pour certains, sera en réalité considéré comme « rangé » pour d’autres.
Encore une fois, en prenant un cas général, on dit bien souvent qu’un esprit ordonné commence par un bureau ordonné. Vous ne pourrez pas travailler efficacement si vous ne vous y retrouvez pas sur votre lieu de travail.
Connaissez-vous ce sentiment de satisfaction lorsque vous venez de ranger entièrement chez vous, et que vous vous posez 5 minutes pour apprécier cela ? Il en va de même pour votre bureau au travail ! Il se trouve qu’il existe une liste sans fin d’outils pour vous aider :
- Organiseurs ou classeurs
- Boîtes de rangement
- Caissons ou armoires
- Pots à crayons
- Post-it et classification par couleurs
Ne lésinez pas sur les moyens, chaque petit investissement vous permet de travailler plus efficacement, ce ne sera pas en vain !
Une dernière chose : osez jeter au fur et à mesure ! Faire le tri quotidiennement ne prend pas beaucoup de temps (moins de 5 minutes) mais vous permet de gagner du temps sur la fin de semaine, surtout lorsque vous avez hâte de partir en week-end et d’aller à happy hour au coin de la rue.
Mieux gérer le multitasking
Il est rare que vous deviez gérer qu’une seule tâche à la fois. Bien souvent vous êtes missionnés sur plusieurs projets à réaliser sur une même période de temps. Ceci vous pousse alors implicitement à jongler entre les différentes tâches, parfois en simultané, ce qui peut être déroutant et induire une baisse de la qualité du travail sur le long terme.
Plusieurs projets en simultané, oui. Mais pas à n’importe quel prix. Le passage d’une tâche à une autre exige un temps d’adaptation car il faut que vous vous souveniez de la dernière tâche effectuée et déterminer quelle est la prochaine étape. Encore une fois niveau productivité, ce n’est pas terrible.
Le fait de jongler plusieurs fois au cours d’une journée sur des missions complexes demande alors plus d’énergie. Le plus important est ici de mettre en place une méthodologie efficace : prioriser et planifier.
- Prioriser, en déterminant l’importance et les urgences des différents projets pour ainsi les classer.
- Planifier, en tenant compte des échéances et quelles personnes sont impliquées.
Bien souvent un projet se découpe en plusieurs étapes, livrable à différentes dates, ce qui veut dire que lors des temps morts de l’un des projets, vous pouvez avancer sur l’autre en cours et mieux répartir la charge de travail. Les plannings sont alors de bons outils à mettre en place dans le cadre du multitasking avec vos collègues.
On ne se rend pas compte de tout le temps perdu quotidiennement jusqu’à ce que cela prenne des proportions hors normes. Une bonne optimisation demande plus de volonté que de moyens. Et il n’est jamais trop tard pour adopter les bons gestes. Il existe de nombreuses autres astuces à mettre en place pour gagner en productivité au travail, il ne tient qu’à vous de les découvrir.
