Rechnungen digital archivieren mit IDERI

• Platzersparnis: Reduziert physischenSpeicherbedarf durch digitalen Speicherplatz.
• Schneller Zugriff: Sofortiges Auffinden vonDokumenten durch Suchfunktionen.
• Erhöhte Sicherheit: Schutz vor Verlust und unberechtigtem Zugriff durch Backups und Zugriffsmanagement.
• Umweltfreundlichkeit: Reduziert Papierverbrauch und den ökologischen Fußabdruck.
• Prozessoptimierung: Automatisierte Verarbeitung und schnellere Rechnungsbearbeitung.
• Kostenreduktion: Spart Lager- undVerwaltungskosten.
• Rechtssicherheit: Einhaltung gesetzlicherAnforderungen wie GoBD-Konformität.

Die digitale Transformation hat in den letzten Jahren nahezu alle Geschäftsbereiche erfasst, und das Rechnungswesen bildet dabei keine Ausnahme. Die Notwendigkeit, Rechnungen digital zu archivieren, gewinnt zunehmend an Bedeutung, da Unternehmen nicht nur gesetzlichen Anforderungen gerecht werden müssen, sondern auch ihre internen Prozesse effizienter gestalten wollen.

Dies liegt nicht nur an strengeren Vorschriften, wie der GoBD-konformen Archivierung und der zunehmenden Verbreitung der E-Rechnungspflicht, sondern auch an den vielfältigen Vorteilen, die die digitale Archivierung mit sich bringt.

Durch den Umstieg auf eine elektronische Lösung können Unternehmen ihre Dokumente sicherer aufbewahren, schneller darauf zugreifen und langfristig Kosten für physische Lagerung sowie zeitintensive manuelle Prozesse einsparen.

Zudem erleichtert die Digitalisierung den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern, verbessert die Compliance und minimiert das Risiko von Verlust oder Beschädigung wichtiger Dokumente.

Einführung: Die Notwendigkeit der digitalen Archivierung

Mit der fortschreitenden Digitalisierung und der Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form zu empfangen und zu archivieren.
Diese gesetzliche Neuregelung stellt einen bedeutenden Wandel im Rechnungswesen dar und betrifft insbesondere Unternehmen, die bisher auf papierbasierte Prozesse gesetzt haben. Die Umstellung erfordert nicht nur eine Anpassung der internen Abläufe, sondern auch eine strategische Neuausrichtung im Umgang mit Rechnungsdokumenten, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Darüber hinaus bedeutet die Einführung der E-Rechnungspflicht, dass Unternehmen verstärkt auf digitale Lösungen setzen müssen, die eine GoBD-konforme Archivierung gewährleisten.

GoBD steht für:
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Dies umfasst nicht nur die unveränderbare Speicherung und die Nachvollziehbarkeit aller Rechnungsdaten, sondern auch die Integration eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) oder vergleichbarer Softwarelösungen, die eine automatisierte Archivierung und Verwaltung ermöglichen. Die Vorteile dieser Umstellung gehen jedoch weit über die reine Erfüllung gesetzlicher Pflichten hinaus. Unternehmen können durch eine digitale Archivierung von Rechnungen ihre Verwaltungsprozesse erheblich optimieren, Kosten für physische Lagerung einsparen und den Zugriff auf Dokumente erleichtern. Zudem reduziert sich das Risiko von Verlust oder Beschädigung wichtiger Rechnungsdokumente, da digitale Lösungen durch Backups und Zugriffsmanagement eine höhere Sicherheit bieten.

Gleichzeitig eröffnet die Digitalisierung neue Möglichkeiten für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung, die eine schnellere Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen ermöglicht. Dies führt nicht nur zu einer Zeitersparnis, sondern auch zu einer besseren Kontrolle über den gesamten Rechnungsworkflow. Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Rechnungsverarbeitung und Archivierungssysteme umstellen, profitieren somit nicht nur von einer gesteigerten Produktivität, sondern sichern sich auch einen Wettbewerbsvorteil im zunehmend digitalisierten Geschäftsumfeld.

Gesetzliche Grundlagen und Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrung von Rechnungen unterliegt in Deutschland strengen gesetzlichen Vorgaben. Gemäß den Grundsätzen zurordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) müssen Unternehmen sicherstellen, dass Rechnungen unveränderbar, vollständig und jederzeit verfügbar sind.

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt dabei in der Regel zehn Jahre. Diese Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.

Papier vs. digital: Vorteile der digitalen Archivierung

Rechnungen digital zu archivieren bietet gegenüber der traditionellen Papierablage zahlreiche Vorteile:

●     Platzersparnis: Physische Archive nehmen viel Raum ein. Digitale Archive hingegen benötigen lediglich digitalen Speicherplatz, der flexibel skalierbar ist.

●     Schneller Zugriff: Elektronisch archivierte Rechnungen können mittels Suchfunktionen in Sekundenschnelle gefunden werden, was die Effizienz in der Buchhaltung erheblich steigert.

●     Sicherheit: Durch regelmäßige Backups und Zugriffsberechtigungen können digitale Rechnungen vor Verlust, Beschädigung oder unberechtigtem Zugriff geschützt werden.

●     Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier schont Ressourcen und reduziert den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens.

Exkurs: E-Rechnungs-Pflicht und GoBD-konforme Aufbewahrung

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht sind Unternehmen angehalten, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu versenden und zu empfangen. Dabei ist es essenziell, die GoBD-Vorgaben einzuhalten, um die Aufbewahrung von Rechnungen GoBD-konform sicherzustellen.

Dies bedeutet unter anderem, dass die Rechnungen unveränderbar gespeichert und mit einer Verfahrensdokumentation versehen werden müssen, die den Prozess der Archivierung nachvollziehbar beschreibt.

Rechnungen digital archivieren: Dokumentenmanagementsysteme(DMS) als Lösung

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet eine effiziente Möglichkeit, Rechnungen digital und GoBD-konform zu archivieren. Solche Systeme ermöglichen:

●     Automatisierte Erfassung: Rechnungen werden automatisch erkannt und indexiert.

●     Unveränderbare Speicherung: Dokumente werden revisionssicher abgelegt, sodass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind.

●     Zugriffsmanagement: Es kann festgelegt werden, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Dokumente haben.

●     Nachvollziehbarkeit: Jede Aktion wird protokolliert, wodurch ein lückenloser Audit-Trail entsteht.

 Durch die Implementierung eines DMS können Unternehmen nicht nur die digitale Archivierung von Rechnungen sicherstellen, sondern auch ihre gesamten Dokumentenprozesse optimieren.

Fazit: Die Zukunft liegt in der digitalen Archivierung von Rechnungen

Rechnungen digital zu archivieren ist längst keine optionale Optimierung mehr, sondern eine essenzielle Voraussetzung für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Steigerung betrieblicher Produktivität.
Mit der bevorstehenden E-Rechnungspflicht ab 2025 stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Rechnungsprozesse vollständig zu digitalisieren und GoBD-konform zu gestalten. Doch diese Umstellung bietet weit mehr als nur eine Möglichkeit zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen – sie eröffnet Chancen zur Kostenreduktion, Prozessoptimierungund Risikominimierung.

Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Archivierungslösungen setzen, profitieren von einer verbesserten Dokumentensicherheit, einer schnelleren Rechnungsverarbeitung und einer nachhaltigen Reduzierung des Verwaltungsaufwands. Durch den Einsatz eines leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystems (DMS) lassen sich Rechnungen nicht nur revisionssicher archivieren, sondern auch automatisiert verwalten und verarbeiten.

Handeln Sie jetzt: Machen Sie Ihr Rechnungswesen zukunftssicher!

Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Rechnungsarchivierung und stellen Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig auf die neuen gesetzlichen Anforderungen ein. Mit der richtigen Softwarelösung gelingt die Umstellung problemlos.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Rechnungen digital und GoBD-konform archivieren können – und profitieren Sie von einer modernen, automatisierten Rechnungsverarbeitung.

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