E-Rechnungs-Pflicht 2025: Alles, was Unternehmen wissen müssen

Ab dem 1.Januar 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungs-Pflicht für B2B-Transaktionen in Kraft. Unternehmen sind dann gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen Format auszustellen und zu empfangen. Diese Umstellung mag auf den ersten Blick herausfordernd erscheinen, doch mit der richtigen Vorbereitung und geeigneten digitalen Lösungen lässt sich der Wandelproblemlos und zielführend gestalten.

In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wichtige rund um das Thema E-Rechnung, das zugrundeliegende E-Rechnung Gesetz und wie Ihr Unternehmen sich optimal darauf vorbereiten kann. Zudem zeigen wir Ihnen praxistaugliche Lösungen und geben hilfreiche Tipps für eine problemlose Umsetzung. Wir erläutern auch die Vorteile, die sich aus der digitalen Rechnungsverarbeitung ergeben, und welche langfristigen Auswirkungen die Umstellung auf die betriebliche Effizienz haben kann.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format erstellt, versendet und empfangen wird. Im Gegensatz zu PDF- oder Papierformaten ermöglicht sie eine automatisierte Verarbeitung und entspricht der europäischen Norm EN 16931. Durch diese Strukturierung kann die Rechnung direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme importiert werden, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist. Dies reduziert nicht nur Fehler, sondern spart auch wertvolle Zeit im Rechnungsmanagement. Unternehmen profitieren zudem von einer verbesserten Nachverfolgbarkeit und Transparenz ihrer Rechnungsprozesse. Darüber hinaus wird das Risiko von verlorenen oderfalsch abgelegten Rechnungen minimiert.

Welche Formate sind zulässig?

Ab 2025 gelten nur noch strukturierte Formate als E-Rechnung:

• XRechnung (XML-Datei): Standardformat für den elektronischen Rechnungsversand in Deutschland, insbesondere für den öffentlichen Sektor.
• ZUGFeRD2.0 (mindestens im Level EN 16931): Kombiniert maschinenlesbare Daten mit einer visuellen Darstellung, wodurch es sowohl für digitale als auch für klassische Rechnungsverarbeitung genutzt werden kann.

PDF-, JPG-oder DOCX-Dateien werden nicht mehr als E-Rechnung anerkannt, da sie keine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen. Unternehmen, die weiterhin auf diese Formate setzen, riskieren steuerliche Nachteile und Verzögerungen in der Rechnungsbearbeitung. Zudem kann es zu höheren Verwaltungsaufwänden und längeren Bearbeitungszeiten kommen, wenn die Systeme nicht für die digitale Verarbeitung optimiert sind.

Wer ist von der elektronischen Rechnungs-Pflicht betroffen?

Die neue elektronische Rechnungs-Pflicht betrifft alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die steuerpflichtige Lieferungen und Dienstleistungen an andere Unternehmen (B2B) erbringen. Dies gilt unabhängig von derUnternehmensgröße.
Nicht betroffen sind:

• Rechnungen an private Endverbraucher (B2C)
• Grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb und außerhalb der EU

Unternehmen, die bislang noch nicht mit E-Rechnungen gearbeitet haben, sollten sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen, um den Wechselreibungslos vollziehen zu können. Eine frühzeitige Implementierung verhindert Stress und unerwartete Kosten kurz vor der Frist. Besonders Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen sollten sich nicht erst kurz vor der Frist mit der Umstellung beschäftigen, da Anpassungen an IT-Systemen Zeit in Anspruch nehmen können. Auch kleinere Unternehmen sollten den Übergang nicht unterschätzen, da er sich auf alle internen Abläufe auswirken kann.

Welche Fristen gibt es?

• Ab 2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und bearbeiten können.
• Übergangsfrist bis 2026: Unternehmen dürfen noch mit Zustimmung des Empfängers PDF-Rechnungen versenden.
• Ab 2028: Elektronische Rechnungen sind für alle Unternehmen verpflichtend, ohne Ausnahme.

Wie können Unternehmen die E-Rechnungs-Pflicht erfüllen?

1. Prüfen Sie Ihre aktuelle Rechnungsstellung:
   Unternehmen sollten analysieren, wie sie aktuell Rechnungen erstellen, empfangen und archivieren. Falls Rechnungen     hauptsächlich in Papierform oder als PDF verschickt werden, ist eine Umstellung notwendig.
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   Dabei sollten folgende Fragen geklärt werden:
   
   • Welche Rechnungsformate nutzen wir aktuell?
   • Wie werden Rechnungen intern verarbeitet und archiviert? 
   • Sind unsere bestehenden Systeme für den elektronischen Rechnungsversand geeignet? 
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2. Passende Software zur elektronischen Rechnungserstellung auswählen:
   Eine E-Rechnung lässt sich am einfachsten mit geeigneter Software erstellen und versenden. Unternehmen sollten prüfen, ob ihr aktuelles ERP- oder Buchhaltungssystem die neuen Anforderungen erfüllt oder ob eine Erweiterung bzw. Umstellung erforderlich ist.
   Es gibt zahlreiche Anbieter für E-Rechnungslösungen. Eine Software sollte nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch benutzerfreundlich sein, sich leicht in bestehende Systeme integrieren lassen und langfristig eine wertvolle Unterstützung für das Unternehmen darstellen.
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3. Archivierung und Compliance sicherstellen:
   Nach den GoBD-Vorgaben müssen E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden. Digitale Lösungen helfen dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die Rechnungen lückenlos nachweisbar zu machen. Wichtig ist hierbei, dass Unternehmen eine Software wählen, die die Einhaltung der gesetzlichen Fristen und Standards garantiert.
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4. Mitarbeiter schulen und  Prozesse anpassen:
   Die Einführung der elektronischen Rechnungs-Pflicht bedeutet auch eine Anpassung interner Abläufe. Mitarbeiterschulungen helfen, den Übergang optimal zu gestalten und Fehler im Handling zu vermeiden. Unternehmen sollten ihre Teams frühzeitig einbinden und ein Bewusstsein für die Vorteile der Digitalisierung     schaffen.

Zusätzliche Vorteile der digitalen Rechnungsstellung

Neben der gesetzlichen Verpflichtung bringt die E-Rechnung weitere Vorteile mit sich:

• Schnellere Bearbeitungszeiten: Elektronische Rechnungen werden automatisch in die Systeme der Empfänger übertragen, wodurch zeitintensive manuelle Eingaben entfallen.
• Kostenreduktion: Der Verzicht auf Papier, Druck und Porto senkt die Betriebskosten.
• Nachhaltigkeit: Die Nutzung digitaler Rechnungen reduziert den Papierverbrauch und schont die Umwelt.
• Verbesserte Datenqualität: Automatisierte Prozesse minimieren Fehler und sorgen für korrekte und einheitliche Daten.
• Optimierte Zahlungsabwicklung: Klare und strukturierte Daten ermöglichen schnellere Zahlungsabgleiche und verbessernden Cashflow.

Herausforderungen bei der Umstellung

Trotz der Vorteile können Unternehmen mit Herausforderungen konfrontiert werden, wie beispielsweise:

• Technologische Anpassungen: Nicht alle Unternehmen verfügen über die notwendige IT-Infrastruktur. Die Einbindung neuer Systeme kann zeitaufwendig sein.
• Schulungsbedarf: Mitarbeiter müssen mit den neuen Prozessen und Systemen vertraut gemacht werden.
• Rechtliche Unsicherheiten: Die korrekte Umsetzung gesetzlicher Vorgaben erfordert eine genaue Prüfung und Anpassung interner Abläufe.
• Kosten: Die Anschaffung neuer Software und Schulungen können kurzfristig finanzielle Belastungen darstellen.

Branchenspezifische Anforderungen und Lösungen

In bestimmten Branchen können zusätzliche Anforderungen bei der Umsetzung der E-Rechnungs-Pflicht auftreten. Beispielsweise haben Unternehmen im Gesundheitswesen, der Logistik oder der Bauindustrie häufig komplexe Abrechnungssysteme und müssen ihre spezifischen Prozesse anpassen, um die neuen Vorgaben zu erfüllen. Es empfiehlt sich daher, branchenspezifische Softwarelösungen zu prüfen, die bereits auf die besonderen Anforderungen der jeweiligen Industrie ausgelegt sind.

Darüber hinaus sollten Unternehmen die Möglichkeit prüfen, ihre Lieferanten und Kunden aktiv in den Umstellungsprozess einzubeziehen. Gemeinsame Schulungen oder Workshops können dazu beitragen, dass alle Beteiligten auf denselben Wissensstand gebracht werden und die neuen Prozesse reibungslos funktionieren.

Internationale Herausforderungen und Chancen

Für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind, stellt die E-Rechnung eine besondere Herausforderung dar. Unterschiedliche Länder haben oft eigene gesetzliche Anforderungen, die beim elektronischen Rechnungsaustausch berücksichtigt werden müssen. Unternehmen sollten sich daher frühzeitig über die Regularien in den Ländern informieren, mit denen sie Handel betreiben.

Auf deranderen Seite kann die Implementierung von E-Rechnungen internationale Geschäfte vereinfachen, indem die Verarbeitungsgeschwindigkeit erhöht und Kommunikationsbarrieren reduziert werden. Insbesondere für multinationale Unternehmen bietet die Vereinheitlichung der Rechnungsprozesse eine enorme Chance, Kosten zu senken und ihre globale Präsenz zu stärken.

Zusammenarbeit mit externen Beratern

Unternehmen, die bei der Umstellung auf die E-Rechnung auf Schwierigkeiten stoßen, sollten die Zusammenarbeit mit externen Beratern in Betracht ziehen. Solche Experten verfügen über fundiertes Wissen zu den technischen, rechtlichen und organisatorischen Anforderungen und können maßgeschneiderte Lösungen anbieten. Darüber hinaus erleichtern sie die Identifikation potenzieller Fehlerquellen und beschleunigen die Implementierung geeigneter Systeme.

Ein externer Berater kann außerdem als Bindeglied zwischen Softwareanbietern und dem Unternehmen dienen, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung optimal in die bestehenden Prozesse integriert wird. Dies reduziert nicht nur den Zeitaufwand, sondern minimiert auch die Risiken einer fehlerhaften Implementierung.

Best Practices für den Übergang zur E-Rechnung

1. Frühzeitige Kommunikation: Informieren Sie Kunden, Lieferanten und Partner rechtzeitig über die Umstellung auf elektronische Rechnungen und klären Sie offene Fragen.
2. Pilotprojekte starten: Testen Sie die neuen Systeme in einem kleinen Rahmen, bevor sie im gesamten Unternehmen ausgerollt werden. So können eventuelle Schwachstellen identifiziert und behoben werden.
3. Engagement des Managements: Die Unterstützung durch das obere Management ist entscheidend, um die Akzeptanz für die neuen Prozesse im gesamten Unternehmen zu fördern.
4. Kontinuierliche Überprüfung: Überwachen Sie regelmäßig die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und passen Sie Ihre Prozesse bei Bedarf an.

Künftige Entwicklungen und Ausblick

Neben der bereits beschlossenen E-Rechnungs-Pflicht gibt es in Deutschland und der EU Diskussionen über weitergehende Maßnahmen zur Digitalisierung und Automatisierung von Verwaltungsprozessen. Unternehmen sollten sich darauf einstellen, dass weitere Anforderungen folgen könnten, beispielsweise im Bereich des digitalen Steuerreportings oder der vollständigen Automatisierung von Zollabwicklungen. Frühzeitige Investitionen in moderne IT-Infrastruktur zahlen sich daher langfristig aus und helfen, den Herausforderungen der Digitalisierung proaktiv zu begegnen.

Ein weiterer Trend ist die Integration von E-Rechnungsprozessen in umfassendere digitale Plattformen. Viele Unternehmen erwägen die Einführung von cloudbasierten Lösungen, die nicht nur die Rechnungsstellung, sondern auch das Vertragsmanagement, die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden sowie die Steuererklärung umfassen. Solche Plattformen könnten in Zukunft einen Standard darstellen und den administrativen Aufwand für Unternehmen weiter reduzieren.

Jetzt handeln und auf die E-Rechnungspflicht 2025 vorbereiten!

Die E-Rechnungs-Pflicht ist da – und Unternehmen sollten sich nun darauf vorbereiten. Die Umstellung bietet nicht nur gesetzliche Sicherheit, sondern auch Vorteile wie bessere Prozesse und Kosteneinsparungen. Starten Sie jetzt die Umstellung, um jetzt problemlos und rechtskonform arbeiten zu können.